О лишних и бесполезных делах

В какой-то момент я стал замечать, что люди, в том числе и я, достаточно часто неэффективно расходуют свое время, а иногда, что еще хуже, создают «иллюзию бурной деятельности».

«Делать» и «сделать» – это не одно и то же. Вроде бы разница между этими словами всего лишь в одной букве, но какая глубокая разница в смысле. Действительно, можно что-то делать (или создавать иллюзию деятельности), тратить на это кучу своего (или чужого) времени, но безрезультатно. А можно просто взять и сделать необходимое за 5 минут. Делать – это процесс. Сделать – это законченный результат.

Я выделил для себя несколько категорий бесполезной деятельности.

Первая категория – относительно безобидная. Иногда она вызвана тем, что человек просто не может организовать свою работу и постоянно дергается с одного на другое. Иногда, человек неправильно обозначает цель и, как следствие, «идет не тем путем». Иногда же причина кроется в неправильной установке, спущенной сверху, т.е. в руководителе, который не смог или не захотел (поленился) четко и однозначно сформулировать задачу. Я охарактеризовал данную категорию, как «относительно безобидную». Почему? Потому что в большинстве случаев она не несет в себе злого или корыстного умысла, а просто является чьей-то «недоработкой», которая в большинстве случае заканчивается впустую потраченным временем или делом, сделанным только ради своего существования.

Вторую категорию я назвал «дела из песка». Дела из песка – это дела, которые нам кажутся очень важными, но реально не несут в себе полезной нагрузки или несут ее в себе очень мало. Обидно то, что иногда мы тратим на эти дела очень много времени, но результат не оправдывает себя. Почему так происходит? Иногда мы просто переоцениваем значимость этого дела или кидаемся на него «сгоряча». Иногда мы придумываем дела, чтобы быть чем-то занятыми, в том числе и для того, чтобы выглядеть «важной и деловой птицей» в глазах окружающих. А еще бывает так, что мы боимся сидеть без дела, в то время, как другие чем-то заняты. А что подумают другие, а что скажет мой начальник? А вы не думали, что, возможно, в таких ситуациях другие тоже чем-то заняты по той же самой причине?

Третью категорию я считаю самой «опасной» для коллектива и называется она «имитация бурной деятельности». Под имитацией бурной деятельности я подразумеваю деятельность хитрых индивидов в коллективе, которые сами не хотят брать на себя ответственность за важные и критичные участки и умело сваливают это на плечи других сотрудников, обычно ниже рангом. Но, чтобы при этом корректно выглядеть в глазах этих же сотрудников и вышестоящего руководства, придумывают сами себе «сверхважные» задачи, которые требуют «глубочайшего анализа и высокой квалификации». Ну вы понимаете, о чем я, не так ли? К сожалению, с подобным поведением я неоднократно сталкивался в своей практике. Причем, очень часто такие «имитаторы» выглядят очень достойно в глазах вышестоящего руководства, обычно выходят сухими из воды и ловко сливают все «косяки» на нижестоящих.

Обсуждать других – дело неблагодарное, поэтому сконцентрируемся в первую очередь на том, что можно сделать самому и для себя, чтобы минимизировать количество бесполезных дел и повысить КПД своих действий.

Раз я затеял рассуждение на эту тему, значит я сам сталкивался с подобной проблемой в своей деятельности.

Я очень люблю вести список дел! Люблю их вычеркивать. Это придает мне ощущение порядка и движения. Но в какой-то момент я стал замечать, что дел становится очень много! С одной стороны, этому было объяснение, ведь я – человек достаточно активный. С другой стороны, начало закрадываться сомнение – а все ли эти дела настолько важны и нужны? Речь идет про абсолютно любые дела: хозяйственные, деловые, семейные, планы по развитию и т.д.

Одно из правил, которое я для себя выработал в целях оптимизации своих планов, я назвал «записать и переспать». Смысл в том, что дело должно «созреть». Его надо записать, прочитать еще раз на свежую голову и, кстати, ни в коем случае не принимать важные решения в голодном состоянии!

Теперь какие-то дела у меня находят свое оправдание через несколько часов, а некоторые могут исчезнуть из списка через несколько дней за ненадобностью. Бывает такое, что проходит несколько дней, в течение которых я смотрю на одно и то же дело в разное время суток, в разном эмоциональном состоянии и в совокупности рассуждений прихожу к тому, что оно вовсе не нужно. Т.е. к реализации приступаю только тогда, когда приходит ощущение уверенности того, что намеченное действительно необходимо и будет стоить потраченных усилий.

Следующее правило – это правило приоретизации дел. Раньше я грешил тем, что откладывал важные дела в пользу более простых или тех, которыми мне больше хотелось заняться. Я думаю каждый иногда сталкивается с такой дилеммой. И, казалось бы, время прошло, был чем-то занят, что-то делал, а толку ноль или эффект минимальный! Именно поэтому я стал строго ранжировать дела по приоритету, исходя из их важности и срочности.

После того, как приоритеты определены, необходимо строго их соблюдать, несмотря на лень, желание отступить от намеченного плана или заняться чем-то более «приятным» и «комфортным». Конечно, периодически приоритеты должны пересматриваться и при необходимости корректироваться, но происходить это должно в плановом порядке, а корректировка приоритетов должна быть обоснованной!

Приоретизация очень помогает мне в жизни, на работе, в бытовых делах и личных планах. КПД моих трудозатрат возросло, а время стало использоваться эффективнее, потому что в первую очередь я трачу ресурсы на важные дела и лишь потом позволяю заняться менее значимыми!

Я стал замечать и следующую закономерность. Например, я запланировал какое-то дело. Руководствуясь вышеизложенным принципами, я его предварительно анализирую и пытаюсь осознать, ради чего это задумано и будет ли стоить результат потраченных ресурсов. Через некоторое время я понимаю, что дело пусть и важное, но является лишь верхушкой айсберга и следствием чего-то более глобального. И в такие моменты приходит понимание того, что дело необходимо немного скорректировать, углубить и расширить, и тогда эффект от его решения будет более существенным о основательным.

Когда я вижу, что в моей копилке накопилось много дел, и я не успеваю их разгребать, то я ставлю себе специальную служебную задачу – оставить в перечне ровно столько-то дел, а остальные удалить. Тогда хочешь-не хочешь, а приходится выбирать, чтобы в списке остались наиболее важные задачи. Удаленные же задачи, если они действительно важны, рано или поздно вернуться в список активных, когда для них настанет более подходящий момент.

Прежде, чем приступать к любому делу, необходимо увидеть четкую цель – ради чего мы это делаем и составить четкий план – как мы это делаем. Активность не должна быть ради активности, в том числе, если вы выполняете чье-то поручение. Если все воспринимать буквально и позволять навязывать себе неоптимальные пути решения, то вы будете впустую тратить свое время, а время – это невосполнимый ресурс!

Май, 2019 г.

Комментарии для сайта Cackle